About the role
L'Atelier d'architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet (37 h/hebdo), à partir de septembre 2026.<br>Missions principales :<br>Gestion administrative et organisation de l'agence <br>- Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard)<br>- Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails <br>- Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés<br>- Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique) <br>- Aide à l'organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux <br>- Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales<br>- Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences.<br>- Suivi administratif courant de l'agence / réalisation de diverses tâches administratives <br>- Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique<br>- Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement / gestion des consommables <br>- Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier)<br>- Interactions avec la direction et le personnel de l'agence ainsi qu'avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations.)<br>Suivi administratif des projets <br>- Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets <br>- Rédaction et mise en forme de documents administratifs <br>- Suivi des pièces contractuelles et réglementaires <br>Marchés publics - Candidatures & suivi <br>- Réaliser une veille des appels d'offres / transmission des propositions à la direction de l'agence<br>- Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics (constitution & mise à jour pièces administratives...)<br>- Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d'offres <br>- Préparation des dossiers de réponse (volet administratif) <br>- Gestion des plateformes de dématérialisation <br>- Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt <br>- Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution) <br>Marchés publics notifiés & Chorus Pro <br>- Suivi administratif des marchés publics attribués : <br>* Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles <br>- Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro : <br>* dépôt / validation et suivi des factures / gestion des rejets et corrections / suivi délais de paiements<br>Gestion financière & facturation <br>- Émission et suivi des factures clients (privés et publics) <br>- Suivi des honoraires par projet / relances clients<br>- Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence <br>Profil recherché <br>Compétences <br>- Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent : <br> Bac + 2 / Bac + 3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)...<br>- Expérience exigée de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE)<br>- Expérience exigée en procédures marchés publics / appel d'offres/candidatures/ maîtrise plateforme Chorus Pro<br>- Maîtrise outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook...)<br>- Excellent niveau en français à l'écrit et à l'oral, capacité rédactionnelle, aisance relationnelle et goût du travail en équipe<br>Qualités personnelles : <br>- Organisation, méthode, rigueur, réactivité, capacité d'adaptation, discrétion, sens de la confidentialité, autonomie et fiabilité, esprit d'équipe, aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe.