Senior Administrative Support (deeltijds 50%)

<p>De functie speelt een belangrijke rol in de ondersteuning van de dagelijkse werking en projectactiviteiten binnen een dynamische technische omgeving. Je werkt nauw samen met engineeringteams, management en operationele medewerkers. </p> <p>Jouw bijdrage is essentieel om de continuïteit tijdens een overgangsperiode te waarborgen en tegelijkertijd administratieve processen op lange termijn verder te professionaliseren en optimaliseren.</p> <p>Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:</p> <ul> <li>Beheren en organiseren van administratieve documentatie en zorgen voor een correcte en vlotte toegankelijkheid</li> <li>Coördineren van agenda's, vergaderingen, seminars en interne evenementen, inclusief reisarrangementen, zaalreservaties en videocalls</li> <li>Organiseren en ondersteunen van seminars, workshops en afdelingsactiviteiten, inclusief logistiek, leveranciers, contracten en betalingen</li> <li>Beheren van aankoopprocessen, waaronder aankooporders, opvolging van leveranciers en controle van facturen, via systemen zoals Ariba en SAP</li> <li>Ondersteunen van het reisbeheer, waaronder boekingen, visa, opvolging van onkosten en reizigersadministratie</li> <li>Fungeren als belangrijk aanspreekpunt tussen de afdeling en interne en externe stakeholders</li> <li>Coördineren van bezoeken van klanten, leveranciers, scholen en universiteiten, inclusief logistiek, veiligheidsregistratie en ondersteuning ter plaatse</li> <li>Ondersteunen van contractadministratie via onder andere DocuSign en Contractify, inclusief de opvolging van deadlines</li> <li>Onderhouden en verbeteren van administratieve processen en tools, zoals SharePoint, documentatie en contactlijsten</li> <li>Opvolgen van kantoor- en projectbenodigdheden en zorgen voor een continue beschikbaarheid</li> </ul> <ul> <li>Minimaal 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële omgeving</li> <li>Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring</li> <li>Zeer goede kennis van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint</li> <li>Ervaring met ERP-systemen zoals SAP, aankooptools zoals Ariba en planningstools is een sterke plus</li> <li>Vloeiend Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk</li> <li>Goede kennis van het Engels, met voldoende begrip van technische documentatie</li> <li>In staat om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid op te nemen</li> </ul>