Recepcjonista/recepcjonistka

Zakres obowiązków: 1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania recepcji Instytutu Pileckiego, w tym profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości oraz prowadzenie ich ewidencji;
2. Obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD) - rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, nadzór nad obiegiem dokumentów;
3. Odbiór i nadawanie przesyłek pocztowych oraz kurierskich;
4. Obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej - łączenie rozmów, przesyłanie wiadomości do odpowiednich komórek organizacyjnych Instytutu;
5. Zarządzanie kalendarzem sal konferencyjnych;
6. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie bieżącej obsługi administracyjnej;
7. Dbanie o dobry wizerunek Instytutu;
8. Wsparcie obsługi wydarzeń odbywających się w siedzibie Instytutu;
9. Wykonywanie innych poleceń przełożonego i Dyrektora Instytutu.
Wymagania:
- wykształcenie: średnie ogólnokształcące - konieczne
- umiejętności: Obsługa urządzeń biurowych - konieczne; Pakiet MS Office - konieczne; doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok - konieczne
- języki obce: angielski - w mowie: B1 - średnio zaawansowany, w piśmie: B1 - średnio zaawansowany - konieczne
- inne zawody: Recepcjonista, staż: 1 lat - konieczne
- pozostałe: Wymagania:
- wykształcenie minimum średnie;
- minimum 1 rok doświadczenia w pracy na recepcji, w sekretariacie lub w obsłudze klienta;
- znajomość zasad profesjonalnej obsługi gości i interesantów;
- dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel) oraz obsługi urządzeń biurowych;
- komunikatywna znajomość języka angielskiego, umożliwiająca obsługę gości zagranicznych;
- bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów;
- odpowiedzialność, samodzielność i dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań;
- wysoka kultura osobista oraz rozwinięte umiejętności komunikacyjne;
- otwartość na współpracę i dbanie o dobrą komunikację w zespole;
- dyspozycyjność do pracy zmianowej w godzinach funkcjonowania recepcji (8:00-20:00).
Pracodawca zachęca do