About the role
Vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau en coordonnant les aspects logistiques et administratifs afin de garantir un environnement de travail propice à la performance des équipes.<br><br>Vos responsabilités incluront :<br><br>Accueil et services généraux<br>- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, gérer la réception et l'expédition du courrier et des colis.<br>- Garantir l'ordre et la bonne tenue des espaces de travail, assurer l'entretien du matériel et privilégier la réparation avant le remplacement. Gérer les stocks et veiller à leur réapprovisionnement.<br>- Piloter les projets d'aménagement des espaces (demande et analyse de devis, validation, suivi des commandes).<br>Réservations pour les déplacements<br>- Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs et/ou clients (réservations de transports, hébergements, restaurants, services annexes).<br>- Accompagner ponctuellement les clients dans leurs déplacements (gare, aéroport, etc.).<br>Administration et gestion interne<br>- Traiter les notes de frais et suivre les dépenses de l'entreprise.<br>- Mettre à jour les informations administratives relatives aux équipements, transports et prestataires.<br>- Assurer la gestion de la boîte mail « office » et veiller à la bonne circulation de l'information interne.<br>- Classer, nommer et archiver les fichiers selon les procédures établies.<br>Support opérationnel et communication interne<br><br>- Organiser les événements internes et festifs de l'entreprise (afterworks, déjeuners généraux, célébrations, etc.).<br>- Préparer les réunions internes et externes (mise à jour, adaptation et impression des supports).<br>- Rédiger et diffuser les communications internes (consignes, process, informations générales).<br><br>Profil recherché<br><br>Qualifications recherchées :<br><br>- Vous avez à cœur de faciliter la vie des autres et de contribuer activement à un environnement de travail serein et organisé.<br>- Vous avez été en charge d'organiser et réserver des déplacements professionnels internationaux.<br>- Formation orientée vers la fonction d'Office Manager (assistant de direction, SAM, Gestion de la PME, etc)<br>- Première expérience significative en entreprise, permettant de maîtriser les missions du poste.<br>- Autonomie, réactivité et fiabilité dans le suivi des tâches.<br>- Maîtrise de Microsoft Office et aisance avec les outils informatiques.<br>- Curiosité et sens pratique pour trouver des solutions simples et efficaces au quotidien<br>- Qualités relationnelles, goût du travail en équipe et sens du service