About the role
PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION<br><br>L'ADN de notre collectivité ? Une volonté affirmée de construire une ville plus solidaire, engagée dans la transition écologique et tournée vers la participation citoyenne. Rejoignez-nous : ensemble nous sommes Villejuif et Villejuif a le visage de chacun d’entre nous !<br><br>DESCRIPTION DES MISSIONS<br><br>Au sein de la Direction de la Santé, vous travaillez en étroite collaboration avec le <a href="http://Directeur.ice" target="_blank" rel="nofollow">Directeur.ice</a> et les cadres de la direction. Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du service en assurant un appui quotidien à la direction. Véritable interface entre les équipes, les partenaires internes et externes, vous contribuez à la fluidité des échanges et au suivi des projets portés par la direction dans le champ de la santé publique.<br><br>• Organiser la vie professionnelle du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé :<br><br>− Gérer et traiter les informations écrites (courrier…) et orales (téléphone…) reçues quotidiennement ;<br><br>− Organiser l’agenda du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé, prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;<br><br>− Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;<br><br>− Relecture et diffusion des parapheurs ;<br><br>− Organiser et planifier des réunions ;<br><br>− Assister aux réunions pour en réaliser les comptes rendus ;<br><br>− Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions ;<br><br>− Répartir et suivre l’ensemble du courrier de la Direction et vérifier les parapheurs ;<br><br>− Organiser le classement et l’archivage.<br><br>• Suivre les projets et les activités de la Direction<br><br>− Participer au suivi du budget de la Direction (participer à la préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis) ;<br><br>− Suivre les délibérations et les conventions ;<br><br>− Constituer les dossiers (thématiques) pour <a href="http://le.la" target="_blank" rel="nofollow">le.la</a> directeur.rice de la santé et <a href="http://le.la" target="_blank" rel="nofollow">le.la</a> directeur.rice adjoint.e de la santé afin de faciliter l’anticipation ;<br><br>− Diffuser les informations internes et externes aux interlocuteurs dédiés ;<br><br>− S’assurer de la compréhension, du respect des circuits, procédures, délais par les services ;<br><br>− Renseigner et suivre les tableaux de bord de la Direction ;<br><br>− Instruire ou constituer certains dossiers pour <a href="http://le.la" target="_blank" rel="nofollow">le.la</a> directeur.rice de la santé et <a href="http://le.la" target="_blank" rel="nofollow">le.la</a> directeur.rice adjoint.e de la santé rechercher les éléments de réponse, rédiger des courriers et notes ;<br><br>− Centraliser les dossiers transversaux de la Direction ;<br><br>− Participer aux réunions de Direction (rédaction des ordres du jour, des compte rendus) ;<br><br>− Suivre les congés des responsables de l'équipe de direction.<br><br>• Assurer l’accueil téléphonique et physique<br><br>− Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs ;<br><br>− Renseigner des fiches d’entretien.<br><br>PROFIL RECHERCHÉ<br><br>Issu·e d’une formation administrative, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et les techniques de secrétariat.<br><br>Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales est appréciée.<br><br>Vous savez hiérarchiser les priorités, gérer un agenda complexe et rédiger des documents avec rigueur. À l’aise dans le suivi de dossiers et l’organisation de l’information, vous faites preuve de méthode et de fiabilité. Des notions en communication et en suivi budgétaire constituent un atout.<br><br>Doté·e de solides qualités relationnelles, vous êtes reconnu·e pour votre discrétion, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer les urgences. Autonome et adaptable, vous appréciez le travail en équipe et le service public. Curieux·se, vous aimez vous former et actualiser régulièrement vos connaissances.