Administratief en financieel coördinator

De functie bestaat uit verschillende luiken:<p>1. Het financieel en HR-beheer van de onderzoekseenheid:</p><ul><li>Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen de onderzoekseenheid en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;</li><li>Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, maakt (complexe) rapporten en stelt budgetoptimalisaties voor;</li><li>Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de begroting van de onderzoekseenheid.</li><li>Je staat in voor de aanstellingen en contractverlengingen van het bijzonder academisch personeel (doctoraatsonderzoekers, wetenschappelijk medewerkers, postdoctorale onderzoekers, enz.) en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;</li><li>Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen</li></ul>2. Administratieve en logistieke processen:<ul><li>Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;</li><li>Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;</li><li>Je ondersteunt de voorzitter van de onderzoekseenheid bij de opvolging van jonge onderzoekers (bv. inplannen jaarlijkse feedbackgesprekken)&nbsp; en ondersteunt doctoraatsonderzoekers bij de organisatie van hun doctoraatsverdediging;</li><li>Je stelt de agenda op van het overlegcomité en neemt hieraan deel;</li><li>Samen met de bestuurder beheer je de lokalen van de onderzoekseenheid;</li><li>Je plant de jaarlijkse feedbackgesprekken in.</li></ul>3. Je werkt in teamoverleg met andere administratief coördinatoren. In overleg met het diensthoofd HR &amp; Financiën kan je ook breed worden ingeschakeld voor administratieve en coördinerende taken in andere onderzoekseenheden, wanneer zich bijvoorbeeld aan andere onderzoekseenheden dringende ondersteunende noden stellen.<p> </p><ul><li>Je behaalde bij voorkeur een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.&nbsp;</li><li>Je hebt ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.&nbsp;</li><li>Je bent vertrouwd met de courante PC-toepassingen (Outlook, Word en Excel), kennis van SAP is een pluspunt.&nbsp;</li><li>Je beheerst het Nederlands en het Engels zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk.&nbsp;</li><li>Je zorgt ervoor dat je door opleiding en teamoverleg specialist bent en blijft in je job.</li><li>Je bent een organisatietalent, je bent vlot in de omgang en kan zelfstandig werken.</li><li>Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.&nbsp;</li><li>Je werkt efficiënt, pro-actief en zeer nauwkeurig, met respect voor deadlines.&nbsp;</li></ul>