About the role
L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs.<br><br>L'UFR Langues et Civilisation est organisée en :<br>- 13 départements d'enseignement<br>- 1 accueil et 4 services administratifs<br><br>Le Bureau Service général et finances a pour mission l'élaboration du budget de l'UFR Langues et civilisations, le suivi de l'execution budgétaire ainsi que la gestion des dépenses (projets pédagogiques, missions des<br>personnels qui se déplacent à Agen et Bayonne) ainsi que les commandes diverses.<br><br>Le bureau a également en charge le recrutement et la gestion des enseignants contractuels, CDD et vacataires.<br><br>Sous l'autorité de la responsable du bureau, vos missions seront les suivantes :<br>Gestion des projets pédagogiques de l'UFR<br>Préparation de la commission mixte de l'UFR<br>Mise en oeuvre des aspects financiers et logistiques des projets pédagogiques :<br>- Gestion des états de conférences<br>- Commande et facturation de prestations de restauration et pauses café<br>- Liquidation des dossiers de déplacement<br>- Réservation ponctuelle de transport et d'hébergement.<br><br>Gestion des missions du personnel enseignant et des personnalités extérieures<br>Accueil des enseignants et distribution des ordres de missions,<br>Suivi des pièces en lien avec les enseignants,<br>Enregistrement puis remboursement des missions dans l'application dédiée<br>Engagement des frais et attestation du service fait dans l'application dédiée<br><br>Gestion des opérations financières<br>Bons de commandes, engagements, attestations de service fait<br>Etablissement et suivi des factures<br>Etablissement de fiches fournisseurs, relance des fournisseurs<br><br>Gestion du tutorat<br>Recueil des informations auprès des enseignants<br>Recrutement<br>Paiement<br><br>Activités associées<br>Accueil quotidien des enseignants<br>Suivi des documents administratifs<br>Participation à la logistique évènementielle<br>Participation aux appels d'examens<br>Participation aux élections liées à la vie institutionnelle de l'UFR et de l'établissement<br><br>Profil recherché :<br>Connaissances :<br>- Connaissance des techniques de secrétariat<br><br>Compétences opérationnelles :<br>- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint<br>- Savoir rendre compte<br>- Communiquer<br>- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité<br>- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral.<br>- Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel)<br>- Gérer la confidentialité des informations et des données.<br><br>Compétences comportementales :<br>- Sens de l'organisation<br>- Réactivité / Dynamisme<br>- Rigueur / Fiabilité<br>- Sens relationnel et du service public<br><br>Compétences autres :<br>- Maîtrise souhaitée des applications GFC Dépenses et GFC Missions<br><br>Contraintes spécifiques du poste :<br>- Pas de télétravail la première année