About the role
Le Théâtre de La Ruche est un lieu culturel intimiste et familial. Avec ses 49 places, il accueille 1 spectacle par semaine en moyenne durant toute l'année. En collaboration avec la directrice et son assistante le / la chargé.e de production et de billetterie pilotera différentes missions. Il/elle devra soutenir la chargée de la programmation dans différentes tâches de production, administratives et de billetterie.<br><br>Présentation de l'équipe :<br>La directrice/ programmatrice /administratrice et chargée de production (Stella), l'assistante en production (Coline) ainsi que vous. L'équipe permanente est aussi entourée de 6 professeurs de théâtre ainsi que des bénévoles.<br><br>Compétences / connaissances requises :<br>- Bureautique : Excel, Word, Google mail - doc - drive, Canva,...<br>- Administratives : déclaration de taxes, préparation de demandes de subventions.<br>- Bonne communication orale et écrite;<br>- Organisation et rigueur indispensables.<br>- Appétence pour le milieu associatif et/ou culturel, expérience est un plus<br>- Aisance en communication téléphonique et digitale.<br>- Être disponible en soirée et les week-ends<br>- Savoir travailler en équipe et en open space<br>- Accorder une vigilance vis à vis des comportements déplacés ou portant atteinte à l'intégrité physique ou morale des personnes<br><br>Missions principales :<br><br>Soutien administratif/ production:<br>- Traitement des mails<br>- Soutien au bureau de l'association ( Archivage des contrats, factures, statistiques et feuilles de route, participation à la rédaction du rapport d'activité annuelle et à la relecture programme papier du théâtre)<br>- Suivi des contrats et des feuilles de route (du montage à la signature) formation en interne<br>- Réalisation des notes de frais des compagnies, réservations des logements.<br>- Remplir et répondre aux demandes des organismes en lien avec les taxes du spectacle vivant (Théâtre Privés, Sacem, Sacd...)<br>- Réaliser les factures et devis et veiller à leur réception et classement. formation en interne<br>- Assistance dans la diffusion et l'accueil auprès des collèges et lycées pour les sorties scolaires formation en interne sur ADAGE.<br>- Gestion des différentes locations de la salle et export des cours de théâtre le cas échéant.<br>- Co-gestion des inscriptions aux ateliers théâtre du lieu.<br>- Partage avec la directrice de la mise en ligne des spectacles sur les plateformes d'agendas en ligne.<br>- Accompagnement des compagnies pour leur communication, installation, diffusion (réunir toutes les informations nécessaires avant la signature du contrat)<br>- Assistance à la coordination d'évènements partenaires au Théâtre La Ruche en interne ou externe ( La nuit du théâtre, Fête de la musique, jour de l'an, résidences d'artistes, After pride. )<br>- Assistance à la comptabilité du lieu et rédaction des dossiers de demande de subvention.<br><br>Gestion de la billetterie / accueil :<br>- Mise en place des spectacles de la saison sur le logiciel Tickboss formation en interne<br>- Gestion des réservations et suivi des relations spectateurs, invitations<br>- Effectuer la comptabilité des caisses (gestion des fonds de caisse, encaissement, paiement en avance, décaissement, vérification des ventilations et recettes après les spectacles) formation en interne.<br>- Enregistrement et suivi des billetteries sur place et en ligne formation en interne.<br>- Mettre à jour et programmer nos outils de réservations<br>- Être présent.e lors des ouvertures de billetterie et gérer les encaissements de spectacle formation en interne<br>- Faire les statistiques et relevés de recettes liées aux billetteries formation en interne<br><br>Fonctionnement global du lieu : Participation aux réunions d'équipe / Actualisation de l'affichage des événements en cours<br>Suivi du planning d'occupation de la salle / Accueil du public les soirs de spectacle / Participation à l'installation et nettoyage du théâtre et des loges les soirs de spectacle