Executive (Personal) Assistant

Voor een gerenommeerd en groeiend advocatenkantoor in Leuven ben ik op zoek naar een ervaren en proactieve Personal/Executive Assistant. Het kantoor staat bekend om zijn professionele aanpak, kwalitatieve juridische dienstverlening en persoonlijke begeleiding van cliënten. Binnen een collegiale en dynamische werkomgeving krijg je de kans om nauw samen te werken met een van de partners en een belangrijke ondersteunende rol op te nemen binnen het kantoor.

Jobomschrijving

Ik ben op zoek naar een nauwkeurige, discrete en georganiseerde Personal Assistant die graag verantwoordelijkheid neemt en goed kan anticiperen op de noden van de advocaten die je ondersteunt.

Je bent iemand die:

• Reeds ervaring heeft als Personal Assistant, Management Assistant, Legal Assistant of in een gelijkaardige ondersteunende functie.
• Sterk is in organisatie en agendabeheer en vlot kan schakelen tussen verschillende prioriteiten.
• Discreet en betrouwbaar omgaat met vertrouwelijke informatie.
• Zelfstandig werkt, maar ook graag deel uitmaakt van een hecht team.
• Een professionele en verzorgde communicatiestijl heeft.
• Oog heeft voor detail en graag structuur brengt in een drukke omgeving.
• Vlot communiceert in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Affiniteit heeft met de juridische sector of gemotiveerd is om zich hierin verder te verdiepen.

Als Personal/Executive Assistant ondersteun je één van de advocaten in hun dagelijkse werking. Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Beheren en coördineren van agenda's, afspraken en vergaderingen.
• Organiseren van meetings, zowel intern als met cliënten en externe contacten.
• Voorbereiden van documenten, presentaties en vergaderstukken.
• Opvolgen van correspondentie, e-mails en telefonische contacten.
• Instaan voor een correcte administratieve opvolging van dossiers.
• Voorbereiden, nalezen en verwerken van juridische documenten.
• Organiseren van zakenreizen, verplaatsingen en eventuele hotel- of restaurantreservaties.
• Bewaken van deadlines en proactief opvolgen van openstaande acties.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor cliënten en andere professionele contacten.
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische projecten binnen het kantoor.
• Waar nodig bijspringen bij algemene kantoororganisatie en praktische ondersteuning.