About the role
Description :<br><br><br>MISSIONS :<br><br>Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques des Moyens Généraux de l'Ecole, piloter les services de la direction des Moyens Généraux ;<br><br>Encadrer et coordonner les interventions des services et prestataires des moyens généraux en lien avec les autres services d’appui en cohérence avec le Schéma directeur Développement Durable et Responsabilité sociétale : logistique-manutention, Gestion des salles, Courrier, Nettoyage, Gestion écoresponsable ;<br><br>Coordonner la gestion logistique des résidences : état des lieux, nettoyage, mobiliers, laveries... Coordonner l'acquisition du mobilier administratif et scolaire.<br><br>ACTIVITES :<br><br>ACTIVITÉS PRINCIPALES<br><br> * Planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une ou plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention<br> * Piloter une enveloppe budgétaire liée à ses activités, élaborer, justifier et exécuter le budget du service<br> * Définir et conduire des politiques des achats et les procédures d'appel d'offre, gérer et suivre les marchés et contrats relatifs à la gestion matérielle de l'Ecole Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d'activité<br> * Contrôler le service fait des prestataires extérieurs (notamment propreté des lieux et installations)<br> * Gérer administrativement et techniquement le parc automobile : affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance<br> * Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire<br> * Coordonner la gestion des déchets : collecte, transport, tri et traitement (papier, carton, métaux, mobilier...)<br> * Coordonner le bon fonctionnement matériel des résidences et la gestion des états des lieux<br> * Superviser le service de réservation des salles, la gestion de l'amphithéâtre Mérieux, la coordination et le bon déroulement des manifestations externes et internes<br> * Décliner la politique immobilière et mobilière par l'ajustement de l'organisation, le choix des outils, la définition des objectifs et le suivi des indicateurs<br> * Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires<br> * Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne<br> * Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets<br><br><br> <br> <br>Profil recherché :<br> <br> <br>COMPÉTENCES REQUISES :<br><br>CONNAISSANCES SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL<br><br> * Techniques de management<br> * Marchés publics (connaissance générale), droit public, droit des contrats <br> * Méthodologie de la logistique (connaissance)<br> * Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissance)<br> * Connaissances budgétaires générales <br> * Méthodologie de conduite de projet (connaissance approfondie)<br> * Pilotage des organisations (connaissance approfondie)<br> * Techniques de négociation (connaissance approfondie)<br> * Cadre légal et déontologique<br> * Techniques de conduite du changement<br> * Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues)<br><br>SAVOIRS-FAIRE OPÉRATIONNELS<br><br> * Encadrer / Animer une équipe (application)<br> * Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion)<br> * Concevoir et mettre en oeuvre des procédures et méthodes de travail<br> * Mettre en oeuvre les techniques d'animation de réunion<br> * Mobiliser et motiver une équipe autour d'un projet commun<br> * Intégrer les contraintes des services utilisateurs au planning des équipes<br> * Anticiper et régler les conflits au sein d'une équipe<br><br>SAVOIR ÊTRE<br><br> * Rigueur/fiabilité<br> * Sens de l'initiative / autonomie<br> * Savoir communiquer<br> * Savoir gérer les situations d'urgence<br> * Savoir rendre compte<br> * Capacité de conviction<br><br>ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :<br><br>DESCRIPTION DU SERVICE <br><br>Sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice générale des services adjointe (DGSA) Recherche et simplification, le-la directeur-rice des Moyens Généraux assurer l’encadrement d’une trentaine d’agents répartis en 5 équipes, chacune dotée d’un-e chef-fe d’équipe ou de service : Logistique, Gestion de salles, Courrier, Nettoyage, Gestion éco-responsable avec l’appui d’une responsable administrative et une responsable technique.<br><br>RELATIONS FONCTIONNELLES :<br><br>- Ensemble des services : Scolarité et Vie étudiante, Recherche, Bibliothèque, Patrimoine, Sécurité, ENS Media, Affaires financières, etc. ;<br><br>- Relation forte avec la DGSA, la DRH et la médecine de prévention pour le suivi des agents et de leur carrière ;<br><br>- Pilotage des prestataires divers en lien avec la DGS et DGSA<br><br> <br>