Allroundtalent Backoffice / Verwaltung (m/w/d)

1 Allroundtalent Backoffice / Verwaltung (m/w/d) Vollzeit oder Teilzeit

Zur Unterstützung unserer Unternehmensgruppe suchen wir ein engagiertes Allroundtalent für den Backoffice-Bereich, das den Überblick behält, gerne organisiert und Freude daran hat, unterschiedlichste administrative Aufgaben zu koordinieren.

Als Baufirma und Bauträger wickeln wir laufend mehrere Bauprojekte gleichzeitig ab. Daher suchen wir eine Person, die als organisatorische Drehscheibe fungiert, Prozesse koordiniert und die Geschäftsleitung sowie unsere Techniker und Kalkulanten aktiv unterstützt.

Ihre Aufgaben

* Verwaltung und Administration mehrerer Unternehmen
* Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
* Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Tägliche Abstimmungen und Besprechungen mit der Geschäftsleitung
* Enge Zusammenarbeit mit unseren Technikern und Kalkulanten
* Laufende Abstimmung, welche Rechnungen an Kunden zu legen sind
* Kontrolle und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen und Prozessen
* Unterstützung bei der Einhaltung interner Abläufe und Terminvorgaben
* Datenpflege und Verwaltung von Personal- und Fuhrparkdaten im System
* Erstellung diverser Auswertungen, Listen und Übersichten in Excel
* Durchführung von Überweisungen und Zahlungsverkehr
* Rechnungslegung und laufende Kontrolle der Zahlungseingänge
* Mahnwesen und Nachverfolgung offener Forderungen
* Erfassung von Eingangsrechnungen im System als Vorbereitung für die Buchhaltung und Weitergabe an den Steuerberater
* Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
* Bearbeitung und Verteilung der täglichen Post
* Ablage und Dokumentenmanagement für Projekte und Personalakten
* Anlegen und Verwaltung von Personalakten
* Vorbereitung und Erstellung von Dienstverträgen
* Pflege und Aktualisierung von Stammdaten
* Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Unternehmensprozessen

Ihr Profil

* Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS, HAK oder vergleichbare Ausbildung)
* Berufserfahrung im Office-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich von Vorteil
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
* Strukturierte, genaue und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Vernetztes Denken und die Fähigkeit, Zusammenhänge rasch zu erkennen
* Organisationsgeschick und Überblick auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben
* Hohe Flexibilität und die Fähigkeit, zwischen unterschiedlichen Themenbereichen, Projekten und Firmen zu wechseln
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
* Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit, Arbeitsabläufe konsequent nachzuverfolgen
* Selbstständige, verantwortungsbewusste und diskrete Arbeitsweise
* Freundliches, professionelles und lösungsorientiertes Auftreten

Wir bieten

* Einen abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Ein spannendes Umfeld in der Bau- und Bauträgerbranche
* Kurze Entscheidungswege und eigenständiges Arbeiten
* Langfristige Perspektive in einer erfolgreichen Unternehmensgruppe
* Angenehmes Betriebsklima und ein motiviertes Team
* Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
* Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Das zeichnet Sie aus

Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick, denken vernetzt und arbeiten gerne eigenverantwortlich. Es macht Ihnen Spaß, unterschiedliche Themen gleichzeitig zu koordinieren und zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen, Projekten und Unternehmen zu wechseln. Sie verstehen sich als organisatorische Drehscheibe zwischen Geschäftsleitung, Technik, Kalkulation und Verwaltung und sorgen dafür, dass Informationen fließen, Rechnungen zeitgerecht gelegt werden und vereinbarte Arbeitsabläufe eingehalten werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie diese bitte bevorzugt per Mail an: office@kovacsbau.at



KOVACSBAU GmbH

Mühlweg 3-5

7223 Sieggraben Das Mindestentgelt für die Stelle als Allroundtalent Backoffice / Verwaltung (m...