About the role
Die Nayoki GmbH ist eine inhabergeführte Digitalagentur mit Sitz in München, gegründet im Jahr 2004. Zur Unternehmensgruppe gehören vier weitere spezialisierte Einheiten in den Bereichen Performance Marketing, Social Media & Influencer Marketing, Media sowie E-Commerce Consulting. Wir arbeiten gemeinsam unter einem Dach in unserer Agenturmühle direkt am idyllischen Auer Mühlbach in Untergiesing. Unsere zentralen Excellence Center – Office Management, Finance und HR – unterstützen die einzelnen Agenturen im Rahmen eines Shared Service Centers. In Deiner Rolle hältst Du unserem Team und der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Dabei übernimmst Du eine zentrale Schnittstellenfunktion und trägst aktiv zu einer professionellen und positiven Arbeitsatmosphäre bei. Aufgaben Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und externen Partnern sowie erste:r Ansprechpartner:in vor Ort und telefonisch Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im operativen Tagesgeschäft, insbesondere bei Kalenderpflege, Termin- und Reiseorganisation sowie administrativen Assistenzaufgaben Sicherstellung eines reibungslosen Office-Alltags inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings, Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Bestellwesen sowie Postbearbeitung Planung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops, Kongressen, Messeauftritten und Events Steuerung und Koordination externer Dienstleister und Gewerke in den Bereichen Facility-, Fuhrpark-, Vertrags- und Versicherungsmanagement Übernahme organisatorischer Aufgaben in den Bereichen Betriebsmedizin, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sowie Funktion als Sicherheitsbeauftragte:r Qualifikation Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mindestens 2 Jahren relevanter Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz, Eventmanagement oder Hotellerie/Tourismus Organisationsstärke, ausgeprägte Serviceorientierung sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise Hohe Eigeninitiative, Flexibilität und Hands-on-Mentalität gepaart mit Verantwortungsbewusstsein und proaktivem Denken Verbindliches, vertrauenswürdiges und professionelles Auftreten sowie sehr gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten – Du schaffst eine positive Atmosphäre und bist gerne zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools Bereitschaft zu einer regelmäßigen Präsenz im Office an fünf Tagen pro Woche (kein genereller Homeoffice-Anspruch; Homeoffice nur vereinzelt und nach Abstimmung möglich) Benefits Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Teilzeitposition (25–30 Wochenstunden / 5-Tage-Woche) in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen Viel Gestaltungsspielraum sowie die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozess