Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:&nbsp;&nbsp;<br>- Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: <a href="mailto:office@zacheta.art.pl" rel="nofollow">office@zacheta.art.pl</a> oraz <a href="mailto:faktury@zacheta.art.pl" rel="nofollow">faktury@zacheta.art.pl</a>.<br>- Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.<br>- Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.<br>- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.<br>- Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.<br>- Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.<br>2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:&nbsp;&nbsp;<br>- Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.<br>- Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.<br>- Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.<br>- Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.<br>- Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.<br>- Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.<br>- Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.<br>3. Pozostałe obowiązki:<br>- Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie