Business Operations Specialist (Administration & Operations) (H/F)

Description du poste<br>Suivi commercial et relation client<br>- Suivi des prospects et des clients existants<br>- Préparation et suivi des devis<br>- Préparation, émission et suivi des factures<br>- Relances clients et suivi des paiements<br>- Suivi des renouvellements de licences<br>- Coordination des demandes commerciales entrantes<br>- Préparation des éléments nécessaires aux démonstrations et rendez-vous clients<br>- Suivi des partenaires, revendeurs et apporteurs d'affaires<br>- Échanges réguliers avec des clients internationaux en anglais<br>Administration et organisation interne<br>- Gestion administrative quotidienne de l'entreprise<br>- Organisation et suivi des documents internes<br>- Mise en place et amélioration des procédures<br>- Suivi des contrats, bons de commande, factures et documents clients<br>- Structuration des processus internes pour accompagner la croissance<br>- Mise en place d'indicateurs simples de suivi commercial, administratif et financier<br>- Amélioration continue de l'organisation de l'entreprise<br>Comptabilité, juridique et conformité<br>La personne recrutée ne remplacera pas l'expert-comptable ni l'avocat de l'entreprise, mais deviendra leur point de contact.<br>- Coordination avec l'expert-comptable<br>- Préparation et transmission des documents comptables<br>- Suivi des paiements, factures fournisseurs et justificatifs<br>- Amélioration des processus comptables internes<br>- Coordination avec l'avocat pour les sujets contractuels et juridiques<br>- Suivi des conditions générales de vente, contrats, assurances et documents légaux<br>- Identification des points à améliorer et suivi de leur mise en œuvre <br>Processus, qualité et gestion des risques<br>- Participation à la structuration des processus internes<br>- Mise en place ou amélioration de procédures qualité<br>- Contribution à la mise en place d'un PCA/PRA adapté à la taille de l'entreprise<br>- Documentation des procédures importantes<br>- Suivi des risques opérationnels, administratifs et contractuels<br>- Proposition d'améliorations concrètes pour fiabiliser le fonctionnement de l'entreprise<br><br>Profil recherché<br>Qualités Obligatoires<br>- Très bon niveau d'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral<br>- Excellentes qualités de rédaction en français et en anglais<br>- Forte autonomie et grande rigueur<br>- Très bonne capacité d'organisation<br>- Capacité à suivre plusieurs sujets en parallèle<br>- Experience dans la relation client B2B<br>- Capacité à représenter sérieusement l'entreprise auprès de clients internationaux<br>- Esprit d'initiative et capacité à proposer des améliorations<br>- Bonne compréhension des enjeux administratifs, commerciaux et financiers d'une PME ou startup<br>- À l'aise avec les outils numériques : CRM, tableurs, outils collaboratifs, gestion documentaire<br>Qualités Appréciées<br>- Expérience dans une startup, un éditeur logiciel, une ESN ou une entreprise SaaS B2B<br>- Expérience en environnement international<br>- Expérience dans la facturation, les relances et le suivi des renouvellements<br>- Notions de droit commercial, contrats, assurances ou conformité<br>- Maîtrise des outils d'IA générative (ChatGPT, Claude, Gemini ou équivalents) <br>- Intérêt pour la cybersécurité ou les logiciels techniques<br><br>Qualifications<br>- Une formation en gestion, commerce, administration des entreprises, droit, finance ou équivalent est appréciée<br>- Le niveau de diplôme est moins important que l'autonomie, la rigueur et l'expérience réelle<br>- Une expérience de 3 ans minimum dans un poste opérationnel, administratif, commercial ou de coordination est souhaitée<br>- Une expérience dans un environnement B2B international est un vrai plus<br>- Le niveau d'anglais et les différentes qualités seront testés lors de l'entretien<br><br>Rémunération/Avantages<br>- Type d'emploi : Temps plein, 35h, CDI<br>- Statut : Cadre<br>- Télétravail complet<br>- Salaire : 40000€ à 46000€ brut annuel selon le niveau <br>- PEI/PEIRCO avec abondement avantageux