About the role
Description :<br><br><br>MISSIONS<br><br>Le Responsable des Adminissions/Préadmissions organise, coordonne et contrôle l’activité du secteur préadmission/admission afin de garantir la qualité de l’accueil administratif des patients, la fiabilité des données recueillies, la continuité du service et la sécurisation des recettes hospitalières.<br><br>Principales mission: <br>•Management et animation de l’équipe (20 agents)<br>•Organisation et pilotage de l’activité.<br>•Contrôle des encours et des portefeuilles des agents.<br>•Suivi des indicateurs de performance.<br>•Participation à la sécurisation des recettes en qualité de sous-régisseur.<br><br>ACTIVITÉS PRINCIPALES<br><br>Activités de management<br>•Encadrer, accompagner les agents dans l’exercice de leurs missions.<br>•Organiser et animer les réunions d’équipe.<br>•Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l’évaluation des compétences.<br>•Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences des agents.<br>•Gérer les situations conflictuelles et veiller à la qualité de vie au travail.<br><br>Gestion de l’organisation et des plannings<br>•Élaborer et suivre les plannings de présence et de tâches.<br>•Gérer les absences, congés et remplacements.<br>•Assurer la continuité de service et adapter les ressources aux besoins d’activité.<br>•Répartir la charge de travail entre les agents en fonction des flux et priorités.<br><br>Pilotage de l’activité<br>•Contrôler les encours et les portefeuilles de dossiers des agents.<br>•Suivre l’avancement des dossiers et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.<br>•Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.<br>•Contrôler la qualité des données administratives recueillies.<br><br>Suivi des indicateurs<br>•Produire et analyser les indicateurs quantitatifs : nombre de passages, volumes de préadmissions, admissions, taux de complétude des dossiers, etc.<br>•Suivre les indicateurs qualitatifs : qualité des dossiers, taux de rejets, satisfaction des usagers, respect des procédures.<br>•Mettre en place des plans d’actions et assurer le suivi des résultats.<br><br>Fonction de sous-régisseur<br>•Assurer les missions de sous-régisseur conformément à la réglementation applicable.<br>•Contrôler les opérations d’encaissement réalisées au guichet.<br>•Contribuer à la sécurisation des flux et au contrôle interne.<br>•Assurer la traçabilité des opérations relevant de la régie.<br><br>Gestion des situations sanitaires exceptionnelles (SSE)<br>•Maintenir à jour les procédures et les fiches Action.<br>•Former les agents<br>•Participer aux entraînements mis en place par l’institution<br><br> <br> <br>Profil recherché :<br> <br> <br>NIVEAU DE COMPÉTENCE ET CAPACITÉS REQUISES<br><br>_ Niveau de compétence_<br>•Connaissance de la réglementation hospitalière relative aux admissions et à la facturation.<br>•Capacités managériales et organisationnelles.<br>•Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (PASTEL, EASILY, WEB100T, HELIOS).<br>•Capacité d’analyse, de pilotage et de reporting.<br>•Aptitudes relationnelles, pédagogiques et sens du service public.<br><br>_Capacités requises_<br><br>SAVOIR-FAIRE : <br>•Encadrer, animer et accompagner une équipe. <br>•Organiser l'activité et gérer les plannings. <br>•Répartir la charge de travail et suivre les encours. <br>•Contrôler la qualité et la conformité des dossiers administratifs. <br>•Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de performance. <br>•Maîtriser la réglementation des admissions, de la facturation et de l'identitovigilance. <br>•Assurer les missions de sous-régisseur et le contrôle des encaissements.<br><br>SAVOIR-ÊTRE : <br>•Sens du service public et de la qualité de l'accueil.<br>•Sens de l'organisation et rigueur.<br>•Leadership et capacité à fédérer une équipe.<br>•Esprit d'analyse et de décision.<br>•Réactivité et adaptabilité.<br>•Qualités relationnelles et sens de la communication.<br>•Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.<br>•Gestion des priorités et du stress.<br>