About the role
Le Greta Lille Métropole recherche un(e) assistant(e) de formation.<br><br>Missions :<br>Votre engagement au service de nos clients et usagers s'inscrit dans une démarche globale de développement de nos activités et d'amélioration continue de la qualité de nos prestations.<br>Vous assurerez le suivi administratif et commercial des actions de formation.<br><br>Suivi de l'activité de formation :<br><br>* Élaboration des documents nécessaires au recrutement des stagiaires fond publics<br>- Saisies SOFIA et KAIROS(en collaboration étroite avec le CFP)<br>- Convocation des stagiaires<br>- Préparation dossiers Réunion d'Information Collective.<br><br>* Élaboration du dossier administratif nécessaire à la mise en place de l'action<br>- DEA (partie renseignements généraux)<br>- Fiches d'émargement<br>- Fiches renseignements formateur en collaboration avec le service gestion<br>- Dossiers d'accompagnement des stagiaires (livret d'accueil)<br>- Dossiers de rémunération (constitution du dossier)<br><br>* Suivi de l'action de formation aux services communs et/ou sur place dans les établissements)<br>- Collecte et contrôle des émargements<br>- État Mensuel Formateurs<br>- Attestations de présences des stagiaires<br>- Documents accident du travail<br>- Enquêtes de satisfaction et bilans pédagogiques renseignés par les intervenants<br>- Attestation de compétences Suivi des stagiaires à l'issue de la formation<br>- Saisies dans les logiciels de suivi d'activité internes et externes imposés par nos partenaires et financeurs<br>- Extraction du SI des éléments de suivi de l'action de formation<br><br>Suivi clientèle :<br><br>Selon votre affectation, vous êtes amené(e) à assurer une, deux ou trois des fonctions listées ci-dessous :<br><br>* Accueil physique ou téléphonique des stagiaires potentiels<br>- Analyse de la demande<br>- Renseignements sur l'offre de formation<br>- Recueil d'information sur le demandeur<br>- Explicitation de la demande<br>- Analyse du besoin et des contraintes<br>- Explication de premier niveau sur le droit à la formation et orientation vers la personne repérée<br><br>* Mise en place et suivi de l'action de formation<br>- Mise en forme des fiches produits (élaboration conjointe CFP/Établissement)<br>- Établir les devis, conventions à partir des éléments transmis par le CFP (notamment la partie pédagogique comprenant : contenu de formation, emploi du temps, calendrier, durée, niveau et coût)<br>- Suivi et relance<br>- Convocation stagiaires<br>- Collecte et contrôle des pièces obligatoires pour l'inscription du stagiaire à la formation<br>- Constitution administratrice des dossiers contrats professionnalisations, CIF. (la partie pédagogique sera renseignée par le CFP)<br>- Suivi du dossier administratif (retour convention, subrogation.<br>- Inscription sur sessions de formation (en lien avec le CFP, le DDFPT ou le coordinateur)<br>- Saisies Logiciel de gestion de l'activité<br>- Interpellation du CFP en cas de difficulté<br><br>Fonction commerciale - communication<br><br>* Commerciale<br>- Saisie et mise à jour des fichiers clients<br>- e-mailing, qualification de fichiers prospects<br><br>* Communication<br>- Référencement auprès des partenaires (C2RP, Sofia.)<br>- Envoi documentation<br>- Participation aux salons<br><br>Compétences indispensables :<br><br>* Compétences techniques<br>- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel e mailing)<br>- Maîtriser le logiciel SI<br>- Maîtriser la navigation sur internet et un logiciel de messagerie électronique<br>- Savoir utiliser un logiciel de présentation de documents<br>- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales<br><br>* Compétences comportementales<br>- Être capable de travailler en équipe<br>- Faire preuve de rigueur et d'organisation<br>- Savoir gérer les priorités du poste<br>- Faire preuve de curiosité et suggérer des améliorations<br>- Avoir le sens du relationnel<br><br>Durée du contrat :<br>Prise de poste dès que possible jusqu'au 31 Août 2026, possibilité de renouvellement<br>Déplacement régulier à prévoir sur la Métropole Lilloise